Kuidas hallata SharePoint Online'i Copiloti abil: ülim juhend administraatoritele ja IT-juhtidele

  • Copiloti integratsioon SharePoint Online'iga muudab andmehaldust ja turvalisust genereeriva tehisintellekti abil.
  • Hoolikas algkonfiguratsioon ja täiustatud tööriistade kasutamine võimaldavad teil Copiloti tõhusalt ja turvaliselt kogu organisatsioonis kasutada.
  • Sisu haldamine, ennetav kaitse ja andmete elutsükli kontroll on Copiloti väärtuse maksimeerimise võtmeks.

SharePoint Online integreeritud Copilotiga

Copiloti tulek Microsoft 365-sse ja eriti SharePoint Online'i muudab seda, kuidas meeskonnad oma äriandmeid ja -ressursse haldavad, administreerivad ja nendega koostööd teevad. Administraatorina võib Copiloti maksimaalsest ärakasutamisest olla määrav tegur teie digitaalse keskkonna reaktiivse haldamise ja ennetava, turvalise ning intelligentse haldamise vahel. Generatiivse tehisintellekti integreerimine täiustab SharePointi võimalusi ning aitab nii lõppkasutajatel kui ka IT-juhtidel protsesse optimeerida ja tundliku teabe üle kontrolli säilitada.

Sellest artiklist leiate praktilise, põhjaliku ja ajakohase juhendi, mis õpetab teile, kuidas kasutada Copiloti SharePoint Online'i haldamiseks alates esialgsest seadistamisest kuni täpsema andmete elutsükli haldamiseni, tuues esile parimad tavad turvalisuse, haldamise ja järkjärgulise kasutuselevõtu osas. Kõik on üksikasjalikult ja arusaadavas keeles selgitatud, nii et nii kogenud kui ka uued administraatorid saavad SharePoint Online'i kaasaegse tehisintellektil põhineva halduse tõelisteks ekspertideks.

Mis on Copilot ja kuidas see SharePoint Online'iga integreerub?

Microsoft 365 kopiloot See on tehisintellektil põhinev tööriist, mis kasutab täiustatud keelemudeleid (LLM), et pakkuda intelligentset ja kontekstuaalset abi Microsoft 365 ökosüsteemi rakendustes. Selle integratsioon SharePoint Online'iga võimaldab IT-meeskondadel, saidiomanikel ja lõppkasutajatel automatiseerida haldusülesandeid, luua sisu, jäädvustada asjakohaseid teadmisi ning parandada turvalisust ja vastavust.

Maali tehisintellektiga
Seotud artikkel:
Microsoft Paint astub suure sammu, integreerides Copiloti AI funktsioonidega

Copilot tugineb Microsoft Graphi ja Microsoft 365 rakendustele, ammutades ja töödeldes andmeid SharePointist (ja muudest teenustest), austades samal ajal kasutajaõigusi ja sätteid. See tähendab, et Copilot pääseb juurde ja töötleb ainult seda teavet, millele kasutajal või administraatoril on juurdepääs, rakendades olemasolevaid turva- ja privaatsusmeetmeid.

Mõned Copiloti SharePointi lisatavad põhifunktsioonid on järgmised:

  • Nutikas sisu elutsükli haldamineVananenud saitide ja failide leidmine ja puhastamine, ebavajaliku sisu leviku kontrollimine ning liigse teabe jagamise ohu vähendamine.
  • Haldusprotsesside automatiseeriminealates kriitiliste saitide tuvastamisest kuni lubade määramise või tegevus- ja turvaaruannete genereerimiseni.
  • Rikkalik sisu loomineTugi lehtede, poliitikate, juhiste ja dokumentatsiooni kirjutamisel tehisintellektiga täiustatud rikkaliku teksti redaktori abil.

SharePointi Copiloti eesmärk on suurendada tootlikkust ja tõhusust, minimeerides inimlikke vigu ning vabastades saidi administraatorite ja omanike aega strateegilistele ülesannetele keskendumiseks.

Olulised ettevalmistused enne Copiloti aktiveerimist SharePoint Online'is

SharePoint Online integreeritud Copilotiga

Enne Copiloti käivitamist oma SharePoint Online'i keskkonnas on oluline keskkond hoolikalt ette valmistada, et tagada sujuv, turvaline ja kontrollitud üleminek. Selleks on oluline järgida metoodikat, mis ühendab riskihindamise, sisemise suhtluse, piloottestimise ja järkjärgulise juurutamise.

Nõuete ülevaade ja planeerimine

  • Testikeskkonna seadistamineEnne Copiloti globaalset aktiveerimist on soovitatav testid läbi viia isoleeritud või laborikeskkonnas. See võimaldab teil valideerida konfiguratsioone, tuvastada võimalikke ühildumatusi ja ette näha reaalseid stsenaariume.
  • Viige läbi piloottestidValige Copiloti juurutamiseks väike rühm esinduslikke kasutajaid. Jälgige probleeme, koguge tagasisidet ja kohandage reaalse maailma kogemuste põhjal reaalseid reegleid.
  • Sisekommunikatsiooni plaani väljatöötamineSelgitage kasutajatele selgelt Copiloti muudatusi ja eeliseid ning pakkuge koolitusressursse. Informeeritud kasutaja vähendab vastupanu ja minimeerib teadmatusest tulenevaid vigu.
  • Vaadake üle turva- ja juurdepääsupoliitikadVeenduge, et teil on ajakohased tingimusliku juurdepääsu poliitikad ja lubade kontroll. Copilot austab ja tugineb neile kontrollidele, et piirata teabe avalikustamist.

SharePointi täiustatud administreerimise ülevaade

  • Kasutage täiustatud haldustööriistu (SAM)SharePointi täiustatud haldus (SAM) võimaldab teil leida saite, auditeerida õigusi, tuvastada ülejagamist ning jõustada turva- ja elutsüklipoliitikaid. Enne Copiloti juurutamist koostage vajalikud aruanded, et saada selge ülevaade praegusest seisust.
  • Hinnake võrku ja infrastruktuuriVeenduge, et teie võrguteenused vastavad Microsoft 365 Copiloti tehnilistele nõuetele. See hoiab ära ootamatud jõudlusprobleemid või krahhid.

Turvalisus kui alustala

Turvalisus on üks Copiloti ja SharePoint Online'i administreerimise alustalasid. Rakenda järgmisi parimaid tavasid:

  • Mitmefaktoriline autentimine (MFA): Lubab MFA kõigile kasutajatele, tugevdades kaitset volitamata juurdepääsu eest.
  • Auditilogi ja jälgimine: Lubage Microsoft Purview'is globaalne auditilogimine, et jälgida kõiki asjakohaseid toiminguid ja tuvastada anomaaliaid varakult.
  • Konfidentsiaalse teabe piiramineCopilot peaks juurde pääsema ainult asjakohasele teabele. Rakendage meetmeid, et piirata juurdepääsu eriti tundlikele saitidele või failidele.

Copiloti litsentside seadistamine ja juurutamine

Litsentside õige pakkumine ja haldamine on Copiloti SharePoint Online'is töötamiseks hädavajalik.

  • Avage Microsoft 365 halduskeskus ja navigeerige jaotisse Arveldamine > Litsentsid.
  • Valige toode Microsoft 365 kopiloot ja määrab litsentsid kas individuaalselt või kasutajarühmade kaupa.
  • Kontrollige, kas kasutajatel on aktiveeritud litsents. Selle ilmumine rakendustesse võib võtta kuni 24 tundi. Kui seda ei kuvata, peate rakenduse taaskäivitama või sulgema/avama.

Pea meeles, et Copilot on saadaval ainult ettevõtte praeguste või igakuiste värskenduskanalite kaudu. Kui teie organisatsioon värskendab iga kaks korda aastas, peate enne litsentside määramist migreeruma vastavasse kanalisse.

Copiloti ja Androidi ikoonid
Seotud artikkel:
Kuidas kasutada Copiloti oma Android-telefoni arvutist juhtimiseks

Praktilised sammud täpsemaks haldamiseks Copilotiga SharePointis

Tõhus haldus Copilotiga ühendab nutika koristamise, lubade ülevaatamise ja ennetava tegutsemise. Allpool on samm-sammult juhend, mis aitab teil sellest maksimumi võtta.

1. Sisu laiendamise ja haldamise kontrollimine

Tõhus haldamine algab ebavajaliku ja dubleeriva sisu leviku vältimisest.

  • Vähenda dubleerimist ja planeeri sisu loomistMäärake saidi omanikule selged rollid ja vaadake olemasolevad saidid perioodiliselt üle, et vältida aegunud teabe kogunemist.
  • Piira liigset jagamistKasutage administraatori tööriistu ja õiguste kontrolli, et takistada kasutajatel jagada teavet, mis ületab vajaliku piiri. Määrake jagamislingid kindlatele inimestele ja peitke liiga laiad õiguste valikud, näiteks „Kõik peale väliste kasutajate”.
  • Andmete elutsükli kontrollimineKehtestage regulaarne poliitika mitteaktiivse sisu ja saitide eemaldamiseks või arhiveerimiseks. Nii tugineb Copilot ainult ajakohastele ja asjakohastele andmetele, mis viib paremate reageeringuteni ja väiksema teabe hajumiseni.

2. Iga saidi omanike kehtivuse valideerimine ja haldamine

Iga saidi omanik tuleks selgelt määratleda, kuna tema vastutab õiguste haldamise ja sisu haldamisega seotud otsuste tegemise eest.

  • Käivitage saidi omandiõiguse poliitika (kõigepealt simulatsioonirežiimis), et tuvastada saidid, millel pole vähemalt kahte omanikku.
  • Enne puhastamise jätkamist paluge omanikel kinnitada, kas mitteaktiivseid saite on endiselt vaja.
  • Värskendage kirjeid nii, et igal saidil oleksid määratud ja aktiivsed omanikud.

3. Puhastage ja arhiveerige mitteaktiivsed saidid

Kasutamata saidid ja failid kujutavad endast ohtu ning võivad Copiloti segadusse ajada ja kasutuskogemust takistada.

  • Kasutage mitteaktiivse saidi poliitikat, et tuvastada ruumid, mis pole konfigureeritud perioodi jooksul (näiteks 3, 6, 9 või 12 kuud) külastanud.
  • Paluge saidi omanikel kinnitada, kas saiti tuleks säilitada. Kui nad seda ei vaja, seadke see kirjutuskaitstud režiimi ja kandke see pärast ettenähtud aja möödumist Microsoft 365 arhiivi.
  • Tugine tegevusaruannetele ja kasuta nuppu „Hangi tehisintellekti ülevaateid”, et saada Copilotilt automaatseid soovitusi tegevuste või seotud riskide kohta.

4. Liigselt jagatud sisuga saitide tuvastamine ja parandamine

Andmete üleekspositsioon on SharePointi administreerimise üks peamisi riske.

  • Looge saidi õiguste kohta tegevusaruandeid ja võrrelge neid linkidega „Kõik”, „Teie organisatsiooni töötajad” või „Kõik peale väliste kasutajate”.
  • Suure hulga juurdepääsuga kasutajatega saitide tuvastamiseks jagage baasaruandeid.
  • Kasutage PowerShelli, et genereerida „Ülejagamise baasaruanne“, mis jaotab kõik saidid ja filtrid õigustega kasutajate arvu järgi.

5. Kontrollige juurdepääsu tundlikule sisule ja kõrvaldage väärkasutus

Oluline on tagada, et Copilot edastaks teavet ainult neile, kes seda tõesti vajavad.

  • Algatage saidile juurdepääsu ülevaatusi, kui avastate võimaliku jagamise kuritarvitamise. Omanikud saavad teateid ja saavad saidi ülevaatuste lehte kasutada juurdepääsu ja lubade kiireks muutmiseks.
  • Kui sait sisaldab tundlikku teavet, määrake piiratud juurdepääsukontrolli poliitikad, et piirata juurdepääsu ainult teatud kasutajarühmadele.
  • Samuti arvestage piiratud sisu tuvastamise poliitikaga. Erinevalt eelmistest poliitikatest takistab see poliitika Copiloti ja globaalse otsingu puhul andmete vaatamist, kuid säilitab saidi kasutajatele standardsed õigused.

6. Ennetavad meetmed kriitiliste saitide kaitsmiseks

Ärikriitilised saidid vajavad täiendavat kaitsetaset.

  • Uute kriitiliste saitide loomisel rakendage piiratud juurdepääsu kontrolle (RAC), et vältida liigset jagamist esimesest päevast alates.
  • Vajadusel saate konfigureerida piiratud sisu tuvastamise, et peita teavet Copiloti ja kogu organisatsiooni eest, muutmata põhilisi õiguste struktuuri.
  • Blokeeri konfidentsiaalsete failide või koosolekute salvestiste allalaadimine allalaadimispoliitikate abil.
  • Kaalu eriti tundlike dokumentide puhul krüptimise kasutamist koos ekstraktimisõigustega, et tagada isegi failide jagamise korral, et neid saaksid lugeda ainult need, kellel on selgesõnalised õigused.

Copiloti funktsioonid ja utiliidid Microsoft 365 halduskeskuses

Copilot pole kasulik mitte ainult lõppkasutajatele ja saidiomanike jaoks, vaid rikastab tänu integratsioonile Microsoft 365 halduskeskustega ka IT-administraatorite igapäevatööd. Mõned selle põhifunktsioonid on järgmised:

  • Kasutajate ja rühmade täpsem otsingCopilot leiab kasutajad, rühmad või postkastid kiiresti üles loomuliku keele päringute põhjal, näiteks „Kuva mulle omanikuta rühmad” või „Leia litsentseerimata kontod”.
  • Tehniline tugi ja automatiseeritud diagnostikaKui teil on küsimusi või probleeme, pakub Copilot kiireid vastuseid, linke dokumentatsioonile ja isegi kohandatud diagnostikalahendusi, mis põhinevad teie lubadel ja kontekstil.
  • Abistatud navigatsioonimarsruudid: Taotle vestlusest otsejuurdepääsu rolli-, arveldus- või lubade sätetele, kaotamata konteksti või otsimata menüüdes.
  • Identiteedi- ja seadmehaldus: Käivitage külalispääsu ülevaateid, kontrollige mitmefaktorilise autentimise olekut või vaadake üle aktiivsed turvapoliitikad.
  • Isikupärastatud halduskokkuvõttedCopilot suudab luua teenuse oleku, aktiivsete probleemide, kasutustrendide ja muu kohta kokkuvõtlikke ja visuaalseid aruandeid, mis on kohandatud teie rolli ja tegevusmustrite järgi.

Copilot ei tee kunagi seadetes otseseid muudatusi ilma kasutaja selgesõnalise kinnituseta ja austab RBAC-juhtelemente. Samuti järgib see Microsofti vastavus-, auditeerimis- ja privaatsusnõudeid.

Parimad tavad ja lisanõuanded optimaalseks haldamiseks

Edendab järkjärgulist omaksvõttu ja sisemist õppimist

Microsoft Paintil on nupp Copilot ja AI tööriistad
Seotud artikkel:
Kuidas saada Microsoft Office'i Copilotist maksimumi

Looge varajaste kasutuselevõtjate rühm, kes juhib muutusi ja edendab Copiloti kasutamist kogu organisatsioonis. Tuvastage edasijõudnud kasutajad ja varustage neid litsentside, koolitusmaterjalide ja ruumiga kogemuste ja parimate tavade jagamiseks. Nendest kasutajatest saavad saadikud, kes aitavad teistel Copiloti ja selle praktiliste eeliste kohta rohkem teada saada.

Kasutage päringute ja näidete galeriid

Copiloti küsimuste galerii pakub malle ja näidissõnumeid, mis aitavad teil abilisest rohkem kasu saada, uusi funktsioone uurida ja korduvate haldusülesannete pealt aega kokku hoida. Saate küsimusi kategooriate kaupa filtreerida, lemmikuid salvestada ja neid oma administraatorimeeskonnaga jagada.

Mõõda mõju ja optimeeri kogemus

Kasutage Copiloti mõju oma organisatsioonile analüüsimiseks kasutusaruannete armatuurlaudu ja Microsoft Viva Insightsi. Jälgige peamisi mõõdikuid, nagu kasutuselevõtt, kasutussagedus, turvalisus ja kasutajate tagasiside, et oma strateegiat ja poliitikaid järk-järgult oma tegelike vajadustega kohandada.

Privaatsus ja vastavus eeskirjadele on esikohal

Tundliku teabe kaitsmiseks kasutage tundlikkussilte, krüptimist ja õiguste kontrollimist. Kasutage Purview auditeerimis- ja säilitusvõimalusi, et täita regulatiivseid nõudeid ja tagada Copiloti tegevuste jälgitavus.

Copilot sisu redigeerimiseks ja loomiseks SharePointis

Üks kasutajate poolt enim hinnatud funktsioone on Copiloti abi SharePointi lehtede ja failide kirjutamisel, redigeerimisel ja täiustamisel. Tehisintellektil põhineva rikkaliku teksti redaktoriga saate teha kõike alates lehe struktuuri loomisest ja poliitikate koostamisest kuni siseuudiste postituste loomiseni ja isegi stiili kohandamiseni vastavalt sihtrühmale või organisatsiooni vajadustele.

Lisaks õpib Copilot järk-järgult kontekstist, hõlbustades paindlikumat, järjepidevamat ja ettevõtte vajadustele vastavat sisu loomist.

Korduma kippuvad küsimused Copiloti kohta SharePoint Online'is

Copiloti lisamine on administraatorite ja kasutajate seas tekitanud mõned levinud küsimused:

  • Kas Copilot pääseb ligi kogu SharePointi teabele? Sellel on juurdepääs ainult sisule ja õigustele, mida seda kasutav kasutaja näeb oma õiguste ja administraatori kehtestatud poliitikate alusel.
  • Kas Copiloti juurdepääsu teatud saitidele või failidele saab piirata? Jah, saate rakendada spetsiifilisi piiratud juurdepääsu ja piiratud sisu tuvastamise poliitikaid, et vältida nende ilmumist Copilotis või globaalsetes otsingumootorites.
  • Kas Copilot muudab seadeid automaatselt? Ei. Mis tahes konfiguratsiooniparameetri muutmiseks on alati vaja selgesõnalist kinnitust. Selle eesmärk on soovitada, hõlbustada ja automatiseerida kinnitatud töövooge.
  • Mis juhtub, kui ma saidid kustutan või arhiveerin? Arhiveeritud või kustutatud saidid pole Copilotile enam kättesaadavad, mis aitab teie andmeallikat puhta ja ajakohasena hoida.
  • Millised administraatorirollid saavad halduskeskustes Copiloti kasutada? See on saadaval kõigile administraatoritele ja austab rollipõhiseid juurdepääsukontrolle (RBAC), kuvades ainult neile määratud õigustega lubatud teavet ja juhtelemente.
  • Kas Copiloti kontrollitakse litsentsidega? Jah, seda saavad kasutada ainult litsentsiga Copiloti kasutajad, nii rakendustes kui ka halduskeskuses.

Copilot kui SharePointi tootlikkuse ja koostöö kiirendaja

Tänu generatiivse tehisintellekti integreerimisele muutub SharePoint Online veelgi võimsamaks ja paindlikumaks platvormiks. Copilot aitab vähendada rutiinsetele ülesannetele kuluvat aega, suurendada turvalisust, ennetada konfiguratsioonivigu, parandada lõppkasutaja kogemust ja edendada koostööd organisatsiooni osakondade vahel.

Selles artiklis soovitatud strateegiate ja meetmete rakendamisega saate kulutada vähem aega reaktiivsele administreerimisele ja rohkem aega innovatsioonile ning ettevõtte infohalduse strateegilisele ühtlustamisele.

Kustutage Copilot operatsioonisüsteemis Windows 11
Seotud artikkel:
Kuidas Copilot jäädavalt eemaldada Windows 11-st

Seega ei tähenda Copiloti SharePointi jaoks omandamine ainult tööriista valdamist, vaid ka kultuurilise, tehnoloogilise ja juhtimisalase ümberkujundamise edendamist, millel on veel pikk tee minna. Jaga juhendit, et rohkem inimesi saaks sellele tööriistale ligi..


Jäta oma kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Kohustuslikud väljad on tähistatud *

*

*

  1. Andmete eest vastutab: Miguel Ángel Gatón
  2. Andmete eesmärk: Rämpsposti kontrollimine, kommentaaride haldamine.
  3. Seadustamine: teie nõusolek
  4. Andmete edastamine: andmeid ei edastata kolmandatele isikutele, välja arvatud juriidilise kohustuse alusel.
  5. Andmete salvestamine: andmebaas, mida haldab Occentus Networks (EL)
  6. Õigused: igal ajal saate oma teavet piirata, taastada ja kustutada.