Kuidas Wordi dokumentides kommentaare lisada ja muudatusi jälgida: täielik ja praktiline juhend

Tänapäeva digitaalses ja töökeskkonnas on jagatud või koostöös loodud dokumentidega töötamine igapäevane rutiin, olgu selleks siis tekstide kirjutamine, ülevaatamine või redigeerimine. Microsoft Word on endiselt miljonite kasutajate eelistatud tööriist kogu maailmas ja üks selle võimsamaid – ja mõnikord alakasutatud – funktsioone on võimalus Wordi dokumentidele kommentaaride lisamine ja muudatuste jälgimine. See on eriti kasulik, kui teksti ettevalmistamise, parandamise või valideerimisega tegeleb mitu inimest.

Õppige kommentaare lisama ja muudatuste jälgimist lubama Wordis ei optimeeri see mitte ainult meeskonnatööd, vaid suurendab ka mis tahes dokumendi kvaliteeti ja professionaalsust. Olenemata sellest, kas oled tudeng, professionaal, kirjanik, tõlkija või koolitaja, muudab selle funktsiooni kõigi võimaluste mõistmine sinu tekstid palju selgemaks, korrastatumaks ja hõlpsamini ülevaadatavaks.

Milleks Wordis kommentaare ja muudatuste jälitust kasutatakse?

El kommenteeri Wordis See on kontekstuaalne märkus, mis lisatakse dokumendi mis tahes osale ilma algset teksti muutmata. Seda kasutatakse Tehke tähelepanekuid, pakkuge välja parandusi, lahendage kahtlusi, küsige selgitusi või jätke meeldetuletusi. Nende suurim eelis on see, et nad ei muuda põhisisu ja neid on lihtne hallata.

Seotud artikkel:

Täiustatud juhend stiilide rakendamiseks Wordis ja dokumentide professionaalseks muutmiseks

Teiselt poolt muutus kontrolli See on funktsionaalsus, mis võimaldab registreerige kõik dokumendis tehtud muudatused (lisandused, kustutused, vormingumuudatused jne). See on oluline protsesside jaoks, mis ülevaatamine, parandamine ja koostöö, kuna iga sekkumine on värvide ja serval olevate märkide abil ideaalselt identifitseeritud ning selle hilisema vastuvõtmise või tagasilükkamise võimalusega.

Kommentaaride lisamise ja muudatuste juhtimise eelised Wordis

• Läbipaistvus ja jälgitavus: Iga muudatus kajastub, võimaldades detailset jälgimist selle kohta, kes mida muutis.
• tõhus koostöö: See hõlbustab meeskonnatööd nii tekstide läbivaatamisel kui ka kinnitamisel, vältides segadust.
• Väljaande ajalugu: See võimaldab teil naasta eelmiste versioonide juurde, jälgida paranduste edenemist ja vältida olulise teabe kadumist.
• Selge ja korrektne tagasiside: Kommentaaride lisamine Wordis aitab parandada arutelu või esitada otsesi soovitusi tekstis, parandades seeläbi suhtlust.

Kuidas Wordis kommentaari lisada

1. Valige tekst või ala kuhu soovite märkuse lisada.
2. Minge lehele Vahekaart „Ülevaade” ülemisel tööriistaribal.
3. Klõpsake nuppu 'Uus kommentaar'.
4. Kirjutage oma kommentaar, mis kuvatakse paremal äärel. Saate autori automaatselt tuvastada tema Wordi kasutajanime järgi.

Kommentaari saab hõlpsalt muuta, klõpsates vastaval kastil ja muutes teksti samamoodi nagu dokumendis endas kirjutaksite. Kui soovite algse märkuse alles jätta, aga midagi selgitada või vastuväite lisada, kasuta valikut „Vasta kommentaarile” paremklõpsates kommentaaril või vajutades vastamisnuppu, olenevalt teie Wordi versioonist.

Kuidas Wordis kommentaare redigeerida ja kustutada

Kommentaari muutmine on sama lihtne kui Klõpsake kommentaaril ja muutke teksti. Kui soovite selle kustutada, valige kommentaar ja otsige vahekaardilt „Ülevaade” valikut „Eemalda”. Kõikide kommentaaride korraga kustutamiseks samas jaotises saate klõpsata rippmenüü noolel ja valida Kustuta kõik dokumendis olevad kommentaarid.

Koostöö parandamiseks isikupärasta oma kommentaare

Kommentaaride värvi muutmine

1. Juurdepääs vahekaardile 'ülevaade'.
2. Klõpsake nuppu 'Muuda juhtimise valikuid'.
3. Ava 'Täpsemad suvandid' y Vali värvid, mis sobivad kõige paremini sinu meeskonnale või eelistustele.

Kommentaaride autori muutmine

1. Avage dokument Wordis.
2. Menüüst 'Arhiiv', mine sisse 'Valikud'.
3. Kaardil "Üldine", leidke väli 'kasutajanimi' ja muuda seda vastavalt vajadusele.
4. press 'Aktsepteerima' muudatuste salvestamiseks.

Anonüümsed kommentaarid

1. Mine 'Arhiiv' ja valige Kontrolli dokumenti.
2. Märkige ruut Kustuta kõik isikuandmed failist.
3. Veendu, et kommentaarides ei kuvata autori nime.

Täiustatud kommenteerimis- ja haldusfunktsioonid

Peida printimiseks kommentaarid

Kui soovite dokumendi printida ilma kommentaaride või parandusteta, toimige järgmiselt.

1. Vahekaardil „Ülevaade” minge aadressile Järeltegevus.
2. Valige 'Näita ülevaatamiseks' ja vali kommentaaride peitmiseks „Märke pole”.
3. Mine 'Arhiiv' ja tehke valik 'Printimiseks'.

Vaadake üle ja parandage olemasolevad kommentaarid

1. Kommentaari muutmiseks klõpsake sellel.
2. Tehke kõik muudatused, mida peate oluliseks, otse kastis.
3. Muudatuse salvestamiseks klõpsake kommentaarist väljaspool.

Jälgige muudatusi Wordis: mis see on ja miks peaksite seda kasutama

Muuda juhtimist See on funktsioon, mis salvestab kõik dokumendis tehtud muudatused. Selle kasutamine on eriti väärtuslik professionaalses toimetamises, parandamises, valideerimises või koostööprotsessides, mis hõlmavad mitut retsensenti.

Seotud artikkel:

Säästke aega Wordi täpsema otsingu ja asendamise abil

Muutuste juhtimise lubamise peamised eelised on järgmised:

• Lubage kõigil muudatustel enne lõplikku versiooni integreerimist üle vaadata.
• Hõlbustada autorite ja retsensentide vahelist suhtlust, eriti kui on vaja läbi rääkida muudatusi või ettepanekuid.
• Anna selge ülevaade muudatuste ajaloost.

Kuidas lubada muudatuste juhtimise ja kuvamise valikuid

Samm-sammult muudatuste juhtimise aktiveerimine

1. Avage oma dokument Microsoft Wordiga.
2. Minge vahekaardile 'ülevaade' tööriistaribal.
3. Kliki 'Muutuste kontroll' (võib versioonist olenevalt olla kirjutatud ka kui „Jälgi muudatusi”).
4. Sellest hetkest alates on kõik teie toimingud – lisamine, kustutamine, vormindamine – nähtavad ja salvestatud.

Muudatuste kuvamise seadistamine

Word võimaldab teil valida Milliseid arvustusi soovite näha ja kuidas neid kuvada:

• Lihtne ülevaade: Muudatuste tähistamiseks näidake ainult veerises olevaid punaseid jooni.
• Kõik arvustused: Kuva kõik muudatused, igaühel vastava värvi ja autoriga.
• Arvustus puudub: Peidab märgistuse ja kommentaarid, kuvades dokumenti nii, nagu oleksid muudatused juba rakendatud.
• Originaal: Võimaldab vaadata algteksti, peites kõik parandusmärgid ja kommentaarid. Ootel ettepanekud jäävad faili kuni nende vastuvõtmiseni või tagasilükkamiseni.

Vaade väljaande tüübi ja arvustaja järgi

Saate filtreerida, milliseid muudatusi soovite näha:

1. En 'ülevaade', Valige "Näita hindeid".
2. Näiteks saate valida, kas näete ainult kommentaare, sisestusi või vormingu muudatused.
3. Samuti saate filtreeri arvustaja järgi ja kuvada ainult konkreetse inimese muudatusi.

Arvustuste ja ettepanekute haldamine

Muudatuste navigeerimine

1. Kasutage nuppe "Endine" y 'Järgmine' ootel muudatuste vahel liikumiseks vahekaardil „Ülevaade”.

Muudatuste aktsepteerimine või tagasilükkamine

Muudatuste juhtimisega dokumendi ülevaatamisel saate otsustada, Millised modifikatsioonid on sisse viidud ja millised kõrvale jäetud. Selle jaoks:

1. Klõpsake muudatusel, mida soovite üle vaadata.
2. press 'Aktsepteerima' o 'Keeldumine' vastavas jaotises.
3. Word liigub automaatselt järgmise muudatuse juurde.

Protsessi kiirendamiseks võite iga nupu rippmenüüd kasutada, et aktsepteeri või lükka kõik muudatused hulgi tagasi.

Täiustatud haldus: ühe muudatuse aktsepteerimine/tagasilükkamine

Järjekorra järgimine ei ole vajalik. Purk vali konkreetne ja aktsepteeri või lükka see tagasi otse kontekstuaalsete valikutega.

Kuvamisvalikud: mullpallid, tekstisisene ja ülevaatepaneel

Sõna lubab kuva muudatusi tekstisiseselt, veeristel (õhupallides) või spetsiaalsel paneelil. See on kasulik pikkade dokumentide puhul või kõigi ettepanekute ja kommentaaride ülevaate saamiseks.

• Õhupallid äärealadel: Muudatused ja kommentaarid kuvatakse paremal äärel asuvates kastides, mis teeb need loetavamaks.
• Online: Muudatused on otse tekstis nähtavad; allajoonitud lisamised ja läbikriipsutatud kustutused.
• Läbivaatamispaneel: „Ülevaatuse“ alt ligipääsetav see kuvab kõigi muudatuste kokkuvõtte loendivormingus, võimaldades põhjalikku ülevaatamist ja haldamist.

Muutuste juhtimise lukustamine parooliga

Selleks, et keegi ei saaks muudatuste jälgimist ilma loata keelata, Saate dokumenti parooliga kaitsta:

1. Valige jaotisest „Ülevaade” valik 'Kaitsta' ja siis „Kaitse dokumenti”.
2. Sisestage parool ja kinnitage see.

Kui lukk on aktiivne, ei ole jälgimist võimalik keelata ega muudatusi vastu võtta/tagasilükata enne, kui lukk parooli sisestamisega avatakse.

Dokumendi versioonide võrdlus

Kui teil on failist mitu versiooni, saate võrrelge neid, et näha automaatselt kõiki erinevusi:

1. Valige jaotisest „Ülevaade” Võrdle ja seejärel „Võrdle dokumendi versioone”.
2. Valige failid, mida soovite võrrelda, ja Word loob uue dokumendi, mis näitab kõiki kahe versiooni vahelisi muudatusi.

Näpunäited ja parimad tavad tõhusa töövoo jaoks

• Kasutage muudatuste jälitust ainult oluliste muudatuste jaoks; Kui koguneb liiga palju väiksemaid vormindusmuudatusi, võib arvustus muutuda ülekoormatuks.
• Määrake meeskonnas selged rollid: Selgitage, kes vastutab muudatuste vastuvõtmise või tagasilükkamise eest, et vältida vigu ja dubleerimist.
• Ära unusta dokumenti enne selle vormistamist korrastada: Enne lõpliku faili esitamist veendu, et oled kõik soovitused vastu võtnud/tagasi lükanud ja kommentaarid kustutanud.
• Kohanda kuva vastavalt oma vajadustele: Kui teete koostööd mitme kaastöölisega, kasutage värve ja autori valikuid iga kaastöö hõlpsaks tuvastamiseks.
• Vajadusel kaitske dokumenti: Olukordades, kus jälgimise terviklikkus on ülioluline, lubage paroolikaitse.

Seotud artikkel:

Kuidas Wordi oma tööeelistustele vastavaks kohandada: täiustatud ja isikupärastatud juhend

Korduma kippuvad küsimused Wordi kommentaaride ja muudatuste jälgimise kohta

Kas ma saan dokumendi printimisel või jagamisel kommentaare ja märgistust peita?

Jah. Word võimaldab teil peita kõik kommentaarid, mullid ja parandusmärgid lõpliku versiooni printimiseks ja jagamiseks kas printimisvalikute kaudu või määrates kuvamisviisiks „Märgistust pole”.

Mis juhtub, kui esitan dokumendi muudatusi ja kommentaare eemaldamata?

Saaja näeb neid kõiki, mis võib tekitada segadust või paljastada privaatset või tundlikku teavet. Seetõttu on oluline enne faili jagamist see üle vaadata ja puhastada.

Kas muudatuste juhtimise saab igal ajal keelata?

Jah, kuid pidage meeles, et kõik varem tehtud muudatused on endiselt nähtavad ja peate need edaspidiseks vaatamiseks vastu võtma või tagasi lükkama.

Professionaalne kasutamine kommentaarid ja muudatuste kontroll Wordis kujutab endast kvalitatiivset hüpet dokumentide loomise, läbivaatamise ja valideerimise viisil. Asi pole ainult suhtluse hõlbustamises või versioonide ja revisjonide vahelise kaose vältimises, vaid ka üldisema süsteemi loomises. läbipaistev, tõhus ja koostööl põhinev töövoog, kus kõik ettepanekud on ideaalselt salvestatud ja neid saab hõlpsalt hallata.

Seotud artikkel:

Täiustatud juhend Wordi sektsioonide ja leheküljepiiride valdamiseks nagu professionaal

Nende funktsioonide valdamine pole kasulik mitte ainult suurtes meeskondades, vaid ka siis, kui töötate üksi ja soovite jälgida kõiki tehtud parandusi või olulisi meeldetuletusi. Nende tööriistade täiustatud kasutamise omaksvõtmine tähendab teie dokumentide professionaalseks muutmist ja poleeritud, selgete ning konsensuslike tulemuste tagamist iga kord, kui salvestate nuppu. Jaga seda teavet, et rohkem inimesi saaks teada, kuidas Wordis kommentaare lisada.